Outils numériques : ces solutions pour optimiser sa pratique

Me Xavier Beauchamp-Tremblay. Source: LinkedIn

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Me Xavier Beauchamp-Tremblay. Source: LinkedIn

Depuis un an et deux mois, Me Xavier Beauchamp-Tremblay travaille pour KPMG en tant que lead régional dédié à la transformation du monde juridique. Il travaille dans l’équipe de service conseil en management.

« Je m’adresse à des gestionnaires d’équipes juridiques et je leur offre toutes sortes de services pour améliorer les opérations ou la technologie qu’ils utilisent dans la livraison de leurs services », précise-t-il au sujet de son poste.

Tout dépend des avocats

Me Xavier Beauchamp-Tremblay l’assure pourtant : il est toujours difficile de donner des entrevues sur les outils numériques qui peuvent aujourd’hui être bien utiles aux avocats, tout simplement parce que les avocats sont très différents les uns des autres.

« Je ne peux pas dire, avec une baguette magique : ‘Installe ça là, tu vas voir, tu vas te sauver 200 heures par année !’, précise-t-il d’entrée de jeu. Ça dépend du type de pratique. »

Pour lui, il faut bien distinguer l’avocat en solo, « qui va essentiellement rouler avec une PME dont il est le seul et unique employé et le seul et unique propriétaire », versus « des avocats par exemple moi chez KPMG, qui évoluent dans une organisation qui a plus de 200 000 employés dans le monde ».

Toujours est-il que quelques conseils généraux, même s’ils ne s’appliquent pas tous de la même manière selon les avocats, sont toujours bons à prendre.

Formations : essentielles !

Le premier conseil de ce Barreau 2007, autrefois avocat chez Norton Rose Fulbright Canada, puis, pendant plus de six ans, président et directeur-régional de l’Institut canadien d’information juridique, CANLII, ne consiste pas à installer un outil concret sur son ordinateur.

Il s’agit plutôt avant tout de s’intéresser aux formations qui sont disponibles et qui touchent directement la gestion de la pratique.

« Les avocats ont tendance à s’inscrire à des formations qui touchent au droit substantif et le domaine dans lequel ils pratiquent, note-t-il. Donc si je suis avocat en droit de la famille, je vais m’inscrire à une formation en droit de la famille. Il existe pourtant des conférences sur la technologie comme la Conférence Legal.IT qui est organisée par Jeune Barreau de Montréal. »

Il remarque que ce type de formations attire, en grande partie, des avocats qui pratiquent le droit de la technologie. « Il est nécessaire d’assister à ce type de formations, en vertu du fait que maintenant, dans le Code de déontologie des avocats, il y a l’obligation de compétence technologique qui existe. C’est fondamental que les avocats s’intéressent davantage à leur propre processus, aux technologies qui peuvent les aider. »

ABA TECHSHOW

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ABA TECHSHOW

Il conseille également de surveiller ce qui se fait particulièrement aux États-Unis, comme l’ABA TECHSHOW, organisé par l’American Bar Association, avec des focus sur les avocats solos, qui peuvent prendre plus facilement des décisions par rapport à la gestion de leur pratique, là où un avocat d’une grande firme n’aura pas nécessairement autant de possibilités d’adopter des technologies sans impliquer des comités et gestionnaires.

Pas de doute, il faut selon lui dédier un certain nombre d’heures par année à la formation en matière de technologie appliquée au droit. « Là, le lecteur se dit qu’il ne sort pas de l’article avec un truc en particulier, mais malheureusement, c’est le meilleur truc », note-t-il.

Cela permet d’après l’expert de se faire mettre la puce à l’oreille sur des outils qui devraient exister, de rencontrer des vendeurs, de se dire : « est-ce qu’il y a des choses qui peuvent m’aider » ?

Clio

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Clio

Logiciel de gestion de la pratique : la base

Au-delà de ce premier conseil, Me Xavier Beauchamp-Tremblay estime qu’il est « inadmissible » présentement pour un avocat qui est en pratique de ne pas avoir un très bon logiciel de gestion de la pratique, et dit avoir « un faible pour les gens de Clio ».

« Les avocats qui sont encore en train de gérer leur pratique avec une combinaison un peu maladroite de Word, Excel, avec des listes de clients, auront de plus en plus de défis à compétitionner avec des pairs mieux organisés », affirme-t-il.

Aussi, pour les avocats qui passent leurs journées dans la suite Office, puisqu’il s’agit « encore d’une profession qui crée et analyse les documents », il est selon lui primordial de connaître toutes les fonctionnalités de cette suite et de les mettre à jour.

Expansion de texte et workflows

« Je pense également, et cela s’applique à à peu près tout le monde dans la pratique juridique aux outils de « text expansion », pour éviter de retaper tout en entier ». Il y a selon lui des gains immenses de temps à faire grâce à ces outils qui font que quand on tape une séquence de lettres spécifiques, celle-ci est remplacée par un texte prédéfini.

Pour ceux qui travaillent dans une petite organisation qui n’ont pas nécessairement beaucoup de supports en arrière pour organiser leurs rendez-vous, Me Xavier Beauchamp-Tremblay estime par ailleurs important de disposer d’un bon site Web avec l’installation d’un système comme un calendrier pour la réservation de rendez-vous avec sa clientèle.

« Il existe aussi des systèmes pour que les clients payent leur consultation par carte de crédit en ligne, pour montrer ses plages horaires disponibles à des clients, on peut aussi créer des workflows pour envoyer des factures », ajoute-t-il.

Il pense également, pour ces avocats à leur compte ou dans des cabinets de petite taille, à « tous les services de workflow comme IFTTT ». « Je commence à voir de plus en plus de jeunes qui se créent leurs firmes et qui automatisent énormément leur processus », pointe-t-il.

« À partir du moment où un rendez-vous est pris, un formulaire est envoyé au client pour que celui-ci soumette certaines informations. Une fois que le formulaire est soumis, il y a moyen de programmer certaines choses sans avoir de connaissances en programmation. »

Doodle

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Doodle

Doodle : si évident

Me Xavier Beauchamp-Tremblay affirme avoir déjà vu un juge s’extasier devant Doodle, qui permet de connaître les disponibilités de chacun pour planifier une réunion, « sans savoir si c’était sarcastique ». « Mais cet outil en a peut-être fait plus pour l’accès à la justice que tous les outils de legaltech confondus ! » dit-il.

Il ajoute que Microsoft dispose de sa propre version, FindTime. « Je prends la peine de le mentionner, même si Doodle est extrêmement connu, parce que les gens ne savent peut-être pas nécessairement que Microsoft a aussi une version qui leur permet de synchroniser leur calendrier. »

Findtime

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Findtime

Transcription : pas de succès notoire

Pour ce qui est de la transcription, l’expert remarque qu’on en parlait beaucoup au milieu des années 2000. « C’est quand j’ai commencé en pratique, précise-t-il. C’est aussi là où j’ai commencé à m’intéresser à la technologie, c’est arrivé en même temps. Il y avait, le produit Dragon Naturally Speaking qui faisait ça et qui existe encore. »

« Quand j’ai commencé en pratique, les gens utilisaient encore beaucoup le dictaphone, se souvient-il. Il y avait un centre de services à la firme où je pratiquais, où des gens étaient disponibles 24 heures sur 24 pour transcrire ces documents. Donc, on imaginait beaucoup la transcription automatisée comme étant un truc inévitable qui allait s’insérer dans la boîte à outils des avocats. Je ne l’ai pas vu arriver, ça du tout. »

Pourtant il affirme que les outils de transcription sont « rendus excellents avec les logiciels de speech to text ». Il ajoute que l’on peut par exemple utiliser une extension qui s’ajoute à Zoom et qui va prendre des transcriptions en simultané et être capable d’envoyer un résumé de la conversation que l’on vient d’avoir.

« Mais moi, je ne l’ai pas vu en pratique. Est ce qu’il y a des gains de temps à faire versus de transcrire les notes de façon manuscrite ? Sans doute pour ceux qui ont un besoin particulier pour ça. »

Mais l’expert a l’impression que les avocats qui prennent des notes très détaillées veulent avoir un peu plus de contrôle sur ce qui finit par être versé dans leurs notes et « sur ce qui va être versé dans d’autres mains dans le dossier, d’avoir un peu plus de contrôle sur le langage que de prendre une traduction littérale de ce qui est fait ».

Me Xavier Beauchamp-Tremblay insiste toutefois encore sur un point : chacun est responsable de comprendre ce que fait telle ou telle technologie susceptible d’améliorer son processus. « Où s’en vont les données, ça passe par où ? Est-ce que c’est conforme aux politiques de mon entreprise ? Et à mon obligation de déontologie ? »