Le télétravail n’était pas un nouveau concept dans le domaine fédéral lorsque les instructions sur le travail à domicile ont été publiées en mars 2020; même les agences dont les missions nécessitent la présence d’employés sur place autorisent certains travaux à distance.
Une fois qu’il était clair que le mélange distance/sur site serait permanent, cependant, l’agence a rapidement compris comment faire de l’environnement hybride un succès.
Parmi eux se trouve le Government Publications Office, une opération de fabrication qui nécessite qu’environ les deux tiers de ses 1 600 employés se rendent dans ses installations pour imprimer et expédier des publications telles que le Federal Register et le Congressional Records, des documents quotidiens critiques enregistrant les nouvelles règles et les règles du Congrès et Actions.
« Les artisans constituent l’essentiel de notre main-d’œuvre ; ils n’ont même pas de compte e-mail. Ils n’ont pas besoin d’un ordinateur mais de se connecter et de créer leurs cartes de pointage », a déclaré le directeur du GPO, Hugh Halpern. “Ce sont des gens de journaux, des relieurs, des ouvriers d’entrepôt – ça dirige vraiment tout.”
Le reste des employés télétravaille via une connexion VPN à l’aide d’un ordinateur portable. Cela se traduit par une productivité accrue, a déclaré Halpern; en outre, le nombre d’agences fédérales payant les services du GPO a augmenté de 11 %.
Le GPO envisage maintenant de demander à certains employés de travailler à distance indéfiniment, ce qui pourrait permettre à l’agence de profiter du bassin de talents élargi et d’embaucher des employés hautement qualifiés et recherchés qui vivent loin de l’emplacement du GPO.
“Cela ouvre des champs de recrutement à travers le pays, nous pourrons donc avoir des coéquipiers GPO travaillant entièrement à distance”, a déclaré Halpern. “Une partie du calcul consiste à vraiment s’assurer que la personne a la capacité de se connecter. Dans l’ensemble, nous l’avons vu assez bien jusqu’à présent.”
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Le télétravail a grimpé en flèche à l’Agence fédérale en période de pandémie
Le télétravail est devenu monnaie courante pendant l’épidémie, avec seulement 17% des 2,2 millions de travailleurs fédéraux physiquement sur le site de travail de leur agence à plein temps, selon l’enquête 2020 sur les perspectives des employés fédéraux de l’Office of Personnel Management.
Environ 45 % de tous les employés fédéraux, et pas seulement ceux qui sont jugés éligibles au télétravail, travaillent à distance à un moment donné de l’exercice 2020, soit une augmentation de 23 %, selon « Telework Status in the Federal Government Report to Congress: Fiscal Year 2020 OPM ». ”
“Nous obtenons tous la technologie de base pour permettre le télétravail à temps plein pour tout le monde”, a déclaré Jonathan Alboum, stratège numérique principal pour le gouvernement fédéral chez ServiceNow. «Les gens peuvent acheter du matériel, ils peuvent acheter des logiciels et les mettre en œuvre dans un délai relativement court.
“Mais l’autre partie est la culture et la pratique du fonctionnement des agences – et les choses évoluent moins et changent moins rapidement.”
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Des outils basés sur le cloud permettent un télétravail transparent pour la Fed
Alors que les agences fédérales se sont historiquement appuyées sur des systèmes développés sur mesure, a déclaré Alboum, certaines utilisent des plateformes numériques de bout en bout. Cela offre une assurance de sécurité grâce à la certification FedRAMP, et cela aide en termes d’échelle, de sécurité et de rapidité pour développer et mettre en œuvre de nouvelles exigences.
Alors que certaines de ces nouvelles plates-formes sont conçues spécifiquement pour une agence, d’autres se tournent vers des mises à niveau commerciales pour obtenir une sécurité meilleure et plus rapide.
“Avant l’épidémie, et même pendant la première partie, nous utilisions encore Skype pour la visioconférence”, a déclaré Jerry Golley, CIO de l’Administration du crédit agricole. “Nous avons en fait pu accélérer notre mise à niveau vers l’utilisation de Microsoft Teams il y a environ un an, et cela a apporté une bien meilleure gamme de productivité au public.”
De plus, FCA a mis à niveau tous ses ordinateurs portables vers Lenovo ThinkPads avec Windows 10. “Au début de l’épidémie, nous avions deux modèles d’ordinateurs portables différents”, a déclaré Golley. “Au milieu d’une pandémie, nous rafraîchissons la technologie. Nous avons remplacé tous les ordinateurs portables par des ordinateurs portables neufs, un modèle. »
Une autre façon dont les agences augmentent la résilience de la mission en éliminant les retards causés par la maladie et d’autres facteurs de capital humain, a déclaré Alboum : des flux de travail numérisés automatisés qui extraient et traitent les données reçues par e-mail ou qui utilisent des plates-formes dotées d’intelligence artificielle et de capacités d’apprentissage automatique pour créer des tickets qui seront effectuée manuellement par les employés.
“C’est pourquoi les plates-formes low-code sont une technologie très populaire aujourd’hui”, a-t-il déclaré. « Ils permettent la démocratisation du développement d’applications. Je mets les outils entre les mains des responsables de programme, des analystes et d’autres personnes pour créer des systèmes et des applications. »
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Les agences se tournent vers des solutions éprouvées pour simplifier le télétravail
Au début de la pandémie, la FCA a augmenté sa bande passante et a doublé la licence du client de sécurité VPN GlobalProtect de Palo Alto Networks pour donner à davantage d’employés une connexion VPN.
L’agence numérise également un processus d’acheminement sur papier. Golley a déclaré que cela a rationalisé le travail et fourni une meilleure visibilité.
“L’une des choses que vous pouvez faire lorsqu’il est numérisé est de dire où il se trouve dans le chemin et d’ajuster le chemin médian du flux”, a déclaré Golley. “Il permet au public non seulement de visualiser le contenu, mais aussi de l’approuver par la signature ou l’approbation de l’autorité, ou de faire des commentaires ou des modifications au document.”
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Pourcentage de travailleurs fédéraux qui disent que leur agence soutient leur bien-être en offrant un travail de télécommunications élargi pendant une épidémie
Source : Bureau de la gestion du personnel, « Federal Employee Perspective Study 2020 Governmentwide Management Report », 26 avril 2021
Les efforts de la FCA pour faciliter les besoins de travail des employés ont porté leurs fruits. Dans le classement 2020 des meilleurs lieux de travail au sein du gouvernement fédéral, produit par Partnerships for the Public Service et le Boston Consulting Group, FCA a reçu le score le plus élevé dans la catégorie COVID Overall dans toutes les agences, quelle que soit leur taille. Ce score mesure la mesure dans laquelle les employés estiment que leur organisation fournit des ressources pour faire leur travail pendant une épidémie.
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Les agences fédérales embrassent le monde avec plus de télétravail
La variante COVID-19 a retardé les plans de nombreuses agences pour ramener les employés au bureau en masse. Cependant, une note de juin de l’OPM, le Bureau de la gestion et de l’administration du budget et des services généraux, a suggéré que l’arrangement pourrait inclure “un mélange équilibré de travail hors site et sur site”, ou inclure “le télétravail la majorité du temps ou presque à plein temps.”
Ainsi, avec une technologie de base permettant aux employés d’effectuer un travail de base, les agences sont susceptibles de se concentrer de plus en plus sur l’élaboration de politiques et d’approches plus formelles sur la façon dont le télétravail à temps plein et le soutien des équipes géographiquement dispersées fonctionneront.
« Vous aurez de la variété. Ce n’est pas un gouvernement qui convient à tout le monde », a déclaré Alboum. “Mais ils doivent penser au retour au travail comme point de départ pour l’avenir du travail – qui concerne davantage la façon dont les missions sont effectuées dans un environnement hybride, soit avec différentes technologies, soit différentes façons de servir les clients.”
Pour certaines personnes, comme les GPO, le succès de leurs efforts de télétravail au cours des deux dernières années signifie qu’une structure flexible peut devenir la norme.
“Quand nous sommes sortis de l’épidémie, nous avons dit:” C’est l’un des aspects que nous mettons en œuvre en cas d’urgence qui est vraiment efficace “”, a déclaré Halpern. « Nous voulons en faire une façon plus permanente de travailler chez GPO.
“Beaucoup d’employés seront en télétravail à 100 %, et nous avons vraiment hâte d’en récolter les bénéfices. C’est une situation gagnant-gagnant pour l’agence, nos coéquipiers et nos clients. »
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Illustration de John B. Hansen
